Referat af bestyrelsesmøde den 26. februar 2008

Deltagere : Peter W, Erik,  Anders, Michael, Birgitte, Lars , Ida  (Helle)

1. Godkendelse af referat
Referat fra 24. januar 2008 blev godkendt.

2. Økonomi
Perioderegnskab pr. 31.12.2007 incl. budget 2008, endelig årsrapport 2007 incl. budget 2008 + 2009, samt perioderegnskab pr. 31.1.2008 var udleveret til bestyrelsesmedlemmerne inden bestyrelsesmødet.

Årsrapporten 2007 viser et overskud på 7.267 kr. inden henlæggelse til byggefond med kr. 169.200 kr.
Der var budgetteret med et overskud på 72.000 kr. Resultatet betragtes som tilfredsstillende.
I 2008 budgetteres med et overskud på 160.000 kr. ud fra den kontingentstigning, som blev foreløbigt godkendt på generalforsamlingen i marts 2007.
I 2009 er der fra bestyrelsens side lagt op til en moderat kontingentstigning  på ca. 2%, men dog svarende til det aktuelle pristal ved udgangen af 2008.
Ledelsespåtegningen i årsrapporten 2007 blev underskrevet af bestyrelsesmedlemmerne. 

Revisionsprotokollat  for 2007 blev gennemgået. Det fremgår af protokollatet at der er en reel funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerede funktioner i klubben, idet administrationen forestår al anvisning af betalinger via netbank og kasseren godkender betalingerne, der er attesteret af det disponerende udvalg.
Dette er dog ikke beskrevet i en detaljerede forretningsgang. Erik vil udfærdige dette.

3. Kort orientering fra udvalgene   

Baneudvalg
Der er indgået klage til Skov- og Naturstyrelsen over renoveringen af  P-pladsen ved hul 12. Anders har svaret, at området snarest vil blive brag tilbage til den aftalte stand.
Anders har samtidig anmodet Skov- og Naturstyrelsen om, at der udpeges  en repræsentant fra ?skoven?, som vi  kan have en løbende dialog med.
Der er intet nyt i fredningssagen.
Der er bestilt nye skilte til banen, bl.a.  tee-stedsmarkeringer og længdemarkeringer. Der er ligeledes bestil nye teestedsklodser og boldvaskere.

Juniorudvalg
Der er lavet årsplan for junioraktiviteterne i 2008.
Der bliver en udlandstur i Kr. Himmelfartsferien til Wales i stedet for den sædvanlige tur til Skotland i sommerferien. I 2009 laves igen en tur i sommerferien til Skotland.
Der er som noget nyt i år lavet en tidlig forårstræning for juniorerne over 5 lørdage med start 1. marts.
25 er indtil videre tilmeldt.
Juniorudvalget søger efter 2 nye medlemmer til deres udvalg, men der er nogle i kikkerten.
Der er tilmeldt 7 hold til Thomas Bjørn Cup. Jens Meyer vil står for denne aktivitet.
Der arrangeres en forældertur til Sverige i juni i lighed med sidste år.
Birgitte har aftalt møde med Christian Post omkring timefordelingen i hans kontrakt. Der kommer muligvis lidt flere timer med i kontrakten i år, bla. i forbindelse med forårstræningen over 5 lørdage. Det er dog billige end de vintertræningsfaciliteter, som juniorerne tidligere år er blevet tilbudt bla. i 
Copenhagen Indoor Golfcenter.

Turneringsudvalg
Turneringskalenderen 2008 er færdig og lagt på hjemmesiden.
Den næste udfordring bliver at finde turneringsledere.

Kommunikationsudvalget.
Næste nyhedsbrev er i støbeskeen og Peter  W  orienterede om de indlæg der kommer med.
Nyhedsbrevet udsendes omkring 3. marts

Sponsorudvalget
Michael har fået tilbud på sponsortavler m.m. til forsiden af klubhuset. Tilbuddet blev drøftet
og det blev aftalt, at Michael arbejder videre med at få tilbuddet yderligere konkretiseret.

Klubhusudvalg  
Ida har haft møde med en arkitekt, der vil lave oplæg på, hvorledes lydproblemerne kan afhjælpes i havestuen. Han vil derudover komme med inspiration til, hvorledes indretningen  i øvrigt kan forbedres.
Vinkøleskab er købt til under 1.000 kr, og Søs er i gang med indhentning af tilbud på ovn, friture og cappuccinomaskine. Disse er med i budgettet 2008.

4. Generalforsamling 
Indkaldelse til generalforsamlingen den 27. marts sendes med posten senest  mandag den 3. marts.
Peter W anmodede de enkelte bestyrelsesmedlemmer om at komme med input fra deres udvalg til hans beretning.

5. Tidsbestilling
I forbindelse med indførelse af prøvetid for tidsbestilling i weekenderne skal der tages stilling til, om der kan foretages gruppereservationer. Det blev vedtaget, at der ikke kan foretages gruppereservationer, men at reservationerne må ske på almindelig vis via nettet og ved at møde op i klubhuset på selve dagen for bestilling af boldrendetider. Dette er også praksis i de fleste Nordsjællandske klubber.
Greenfeegæster må ikke spille før efter kl. 12 i weekends, men der laves ikke en decideret spærring i golfbox-systemet, for så kan medlemmer ikke booke deres gæster ind.

Som introduktion til tidsbestillingssystemet vil der blive lavet en demonstration ved standeren i hallen  i forbindelse med standerhejsningen, ligesom der vil blive sendt et nyhedsbrev ud med en guide i brug af tidsbestillingssystemet.
I forbindelse med igangsætning af tidsbestillingen har kontoret tilbudt at stå til rådighed de første 2 weekends for at hjælpe med tidsbestilling og bekræftelse af tider ved standeren.
Derudover skal der gerne stå  en hjælper til rådighed som starter de første par weekends, for at sikre at det forløber glidningsløst ved 1. teested.

6. Diverse
DGU`repræsentantskabsmøde ? forslag vedtægtsændring.    
DGU er til repræsentantskabsmødet den 15. marts  kommet med forslag til en ændring af DGU`s  vedtægter, således at pitch- og puttingbaner og andre golfrelaterede aktiviteter fremover lægges ind under DGU og samtidig får stemmeret i repræsentantskabet.
Bestyrelsen fastholder fortsat at stemme nej til forslaget.

Greenfeesatser ved venskabsarrangementer for ?klubber i klubben?
Bestyrelsen er ikke indstillet på at yde yderligere rabat på greenfee i.f.m. venskabsturneringer ud over den  gæstepris vi har ved spil med medlem på 200 kr. i hverdage.

7. Næste bestyrelsesmøde
Fastsat til 13. marts 2008.

27.2.2008/HH